Бизнес-кейс: Участвовать или нет в госконтракте? Цена вопроса – 2 млн руб

Госкорпорация на тендерной основе ищет подрядчика, чтобы заключить государственный контракт на сумму 2 млн руб. Предмет госконтракта – организация логистики, обеспечение проживания участников (150 человек) в информационном семинаре-конференции.

Перед заключением государственного контракта рекламному агентству нужно взвесить все «за» и «против», понять, участвовать в этом проекте или нет. А именно:

1. Оценить рентабельность проекта;
2. Решить, имеет ли право рекламное агентство без дополнительных разрешений, лицензий и вступлений в СРО (саморегулируемая организация) выполнить предмет будущего госконтракта, то есть:
   • организовать логистику (авиаперелет, либо ж/д перевозку и трансфер);
   • обеспечить проживание участников конференции;
3. Взвесить налоговые риски по НДФЛ при заключении договора;
4. Понять, может ли рекламное агентство вообще участвовать в реализации госконтрактов.

Об авторе

Евгения Биркая, финансовый директор юридической компании «ФинЮрист», эксперт направления «Корпоративные финансы» международного проекта CFO CAFE

В сфере корпоративных финансов работает 18 лет. Наиболее значимые достижения: разработала и внедрила систему бюджетирования в группе компаний; оптимизировала бизнес-процессы и структуру финансовой службы; внедрила CRM-систему; неоднократно успешно проходила налоговые проверки и проверки органами внутренних дел (ОНП), участвовала в арбитражных судах по делам о налоговых правонарушениях.

Решать все перечисленные задачи предстоит финансовому директору либо главному бухгалтеру. Поскольку оценка рентабельности проекта у финансистов не займет много времени, остановлюсь подробнее только на трех задачах.

Задача 1. Решить, имеет ли право рекламное агентство выполнять госконтракт

Перед заключением госкантракта необходимо понять, какие услуги скрываются под формулировкой «организовать логистику и обеспечить проживание участников…». Обычно это:

• покупка авиа или ж/д билетов в оба направления каждому участнику конференции;
• трансфер участников конференции от аэропорта (ж/д вокзала) до места проведения конференции и обратно;
• помощь в получении виз, если конференция проходит за рубежом;
• бронирование и оплата гостиничных номеров для проживания участников конференции в дни ее проведения.

«Расшифровав» формулировку, получаем, что эти услуги зачастую оказывают туроператоры или турагенты. И тогда встает вопрос «Можно ли рекламному агентству, не имея статуса туроператора (турагента), оказать подобные услуги?».

Федеральный закон от 24.11.1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» дает определения туроператорской и турагентской деятельностей:

• туроператорская деятельность – деятельность по формированию, продвижению и реализации туристического продукта, осуществляемая юридическим лицом (далее – туроператор);
• турагентская деятельность – деятельность по продвижению и реализации туристического продукта, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (далее – турагент).

Также в этом законе есть определение туристическому продукту – «комплекс услуг по перевозке и размещению, оказываемых за общую цену (независимо от включения в общую цену стоимости экскурсионного обслуживания и (или) других услуг) по договору о реализации туристического продукта».

Больше из этого закона ничего не надо. Читать (трактовать) законодательные формулировки нужно комплексно и дословно.

Решение задачи. Рекламное агентство имеет право организовать логистику и обеспечить проживание участников, не являясь при этом туроператором или турагентом, поскольку оно не реализует турпродукт, а также не занимается его продвижением. Кроме того, эти услуги оказываются не систематически и не для широкого круга лиц, а для конкретного заказчика. Все эти аргументы в совокупности встают на сторону рекламного агентства и наделяют его правом оказать такие услуги без дополнительных разрешений и т.д.

Задача 2. Взвесить налоговые риски при заключении договора

Налоговые риски при заключении договора возникают из толкования пункта 2 Статьи 211 НК РФ. Он звучит так: «К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

• оплата (полностью или частично) организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика;
• полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой;
• оплата труда в натуральной форме».

В самой же Статье 211 говорится, что доходы, полученные налогоплательщиком в натуральной форме должны облагаться НДФЛ.

Получается, что рекламное агентство:

• выступает налоговым агентом по НДФЛ;
• обязано удержать НДФЛ со стоимости проезда и проживания всех участников конференции;
• должно подать справки по форме 2-НДФЛ на каждого участника конференции и заплатить налог в бюджет.

Технически сделать это в реальных условиях бизнеса практически невозможно. Ведь для подачи справок по форме 2-НДФЛ нужно определить стоимость проезда и проживания каждого участника конференции. Если с перевозчиком и гостиницей заключен общий договор, то как рассчитать стоимость проезда и проживания каждого человека? Тем более, зачастую в гостиничные номера заселяют по два или несколько человек, и до последнего не известно, кому какой номер достанется.

Споры по этому вопросу идут долгие годы.

Минфин в своем Письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67041 считает, что такие компенсации должны облагаться НДФЛ.

Позиция самих налоговиков иная: в Письме ФНС от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 четко сказано, что такие компенсации не подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Позицию налоговиков поддерживает и арбитражная практика: Постановление ФАС Уральского округа от 19.01.2010 № Ф09-10766/09-С2 по делу № А07-633/2009.

Решение задачи. Вопрос с НДФЛ спорный. Но поскольку налоговое ведомство в данном случае имеет более мягкую позицию по трактованию НК РФ, то это является большим плюсом для тех, кто решится не облагать НДФЛ оплату проезда и проживания участников конференции. Дополнительным плюсом является техническая трудность расчета суммы компенсации по каждому участнику конференции.

Задача 3. Понять, может ли рекламное агентство участвовать в госконтрактах

Решение задачи. Рекламное агентство может участвовать в реализации государственного контракта. Это факт.

Но есть четыре (!) больших «НО» (также см. «Нормативная база – вам в помощь»).

1. Открытие счета в Казначействе обязательно, если вы работаете по госконтракту, и работы авансируются (или сумма контракта превышает 1 млрд руб.). Если с вами работают другие соисполнители (поставщики/подрядчики), и вы их авансируете, им тоже придется открывать счета в Казначействе. Если счетов не будет, то Казначейство просто отправит платежки обратно без исполнения (п.1.3.совместного письма МинФина и Федерального Казначейства).

2. В самом госконтракте обязательно должны быть условия:

• об открытии исполнителем счета в Казначействе;
• реквизиты счета в Казначействе;
• порядок перечисления аванса, в соответствии с п.29.1 Постановления №1563.

В противном случае аванс перечислен не будет, даже если условие о нём прописано в договоре.

3. Для открытия счета в Казначействе понадобятся:

• заявление на открытие лицевого счета (код формы по КФД 05317520). Порядок оформления заявления указан в п.14 Порядка №24н. В строке "Основание" надо не забыть прописать договор и ссылки на нормативные акты, в графе с кодами – номера и даты документов (так говорят те, кто уже открывал эти счета);
• карточка с образцами подписей (код формы по КФД 05317530, порядок оформления в п.18 Порядка №24н);
• копия госконтракта.

Все эти требования указаны в совместном письме-разъяснении Минфина и Федерального Казначейства от 22.06.2015 № 02-01-09/35943 и №07-04-05/03-411.

На практике получается так:

• карточку подписей требуют обязательно заверять у нотариуса (само Казначейство как банк не заверит);
• некоторые Казначейства требуют нотариальные копии;
• нотариус может потребовать копии, заверенные с двух сторон - госорганизация и исполнитель;
• документы проверяют пять рабочих дней, если все в порядке, то счёт открывают.

4. Для подтверждения платежей соисполнителям нужно предоставить:

• платежное поручение;
• копию договора с госорганизацией;
• копию договора с соисполнителем, по которому оплата или дополнительное соглашение к нему;
• документы, подтверждающие количество, направленность и объем работ (чем подробнее документы, тем лучше).

Также потребуется форма "Сведения о направлении расходования целевых средств" (форма в Приложении к Приказу Минфина №23н от 16.02.2015 ) с подробной детализацией расходов. Если работы согласуются в нескольких дополнительных соглашениях, то Сведения потребуются по каждому из них.

А вообще, предполагается, что Казначейство санкционирует расходы и оплаты после подтверждения факта поставки и/или исполнения работ. По Постановлению Правительства (№70 от 04.02.2016), в некоторых случаях для подтверждения факта выполнения работ (поставки) могут потребовать фото- или видео съемку результата. 

Заказали билеты для участников конференции, выкупили их, раздали. Участники приехали, побывали на конференции, а на обратном пути один из них сдал свой билет, получил деньги на руки и купил билет дня на два-три позже. Например, чтобы просто погулять по городу. Так вот, вам придется запрашивать у РЖД подтверждающие справки:

• когда и кем сдан билет;
• кому выплачены деньги;
• на какую сумму выкуплен следующий билет.

Во-первых, под это все Казначейство потребует обоснование.

Во-вторых, если стоимость билета стала меньше, то, Казначейство заставит компенсировать каждую копейку.

При нахождении ошибок и нарушений Казначейство уведомляет исполнителя, а при выявлении несоответствия по количеству, качеству, ассортименту и т.п. и требованиям Порядка санкционирования - платежки вернут без исполнения.

Так что лучше фотографировать даже кофе-брейки – сколько и какого печенья было съедено, сколько и какого чая/кофе было выпито. И делать это надо так, чтобы были видны участники конференции.